À quoi ressemble un véritable audit de coffre

Votre relevé mensuel vous dit ce que votre dépositaire pense que vous possédez. Un audit vérifie si cette conviction correspond à la réalité. Pour des lingots alloués, le test est concret : chaque lingot de votre liste doit être sur l’étagère, avec le bon numéro de série, le bon poinçon et le bon poids.

Deux types de comptage

Un comptage complet vérifie physiquement chaque lingot par rapport aux registres. Il est exhaustif et long ; les grands coffres combinent donc généralement des comptages complets périodiques et des comptages par sondage plus fréquents, lors desquels un auditeur choisit des lingots au hasard — y compris certains que le dépositaire ne s’attendait pas à voir sélectionnés.

Ce que l’auditeur doit vérifier

• Existence : chaque lingot de la liste est-il physiquement présent ?
• Identité : le numéro de série, le poinçon de l’affineur, le titre et l’année frappés sur le lingot correspondent-ils au registre ?
• Poids : un échantillon repesé reste-t-il dans la tolérance du poids brut enregistré ?
• Propriété : chaque lingot est-il enregistré au nom d’un seul propriétaire, sans qu’aucun lingot n’apparaisse sur deux listes ?
• Exhaustivité : y a-t-il sur l’étagère des lingots qui ne figurent sur aucune liste ?

Le dernier test est le plus souvent omis — et c’est celui qui révèle les problèmes les plus intéressants.

Audits indépendants et audits des clients

Les dépositaires commandent normalement des audits indépendants de l’ensemble de leur coffre. Les clients aux avoirs importants peuvent aussi avoir le droit — en vertu de leur contrat de stockage — d’inspecter leurs propres lingots ou de mandater un auditeur pour le faire. Notre contrat de stockage alloué donne à chaque client le droit à une inspection au moins une fois par an, moyennant un préavis raisonnable et accompagné de notre personnel.

Le rapprochement entre deux audits

Nous rapprochons nos registres des avoirs physiques au moins deux fois par an, et chaque entrée ou sortie du coffre est enregistrée en temps réel par numéro de série de lingot. Votre espace client affiche la même liste de lingots que celle que nous utilisons au quotidien — pas un résumé préparé pour le reporting.

Comment en faire la demande

Si vous souhaitez inspecter vos avoirs ou mandater un auditeur, écrivez à votre chargé de compte via l’espace client. Nous convenons d’une date, confirmons les participants et préparons une liste lingot par lingot pour la visite.

Pesée et échantillonnage

Un comptage confirme que les bons lingots sont présents ; il ne confirme pas qu’ils sont ce qu’ils prétendent être. Les auditeurs pèsent donc généralement un échantillon de lingots par rapport à leur poids brut enregistré et examinent la cohérence des marquages — poinçon de l’affineur, numéro de série, titre et année. Des écarts de poids dans la tolérance des balances sont normaux ; tout ce qui en sort fait l’objet d’une enquête. Pour des avoirs de grande valeur, quelques lingots peuvent être testés de manière non destructive pour en vérifier l’authenticité, par exemple par ultrasons ou mesure de conductivité électrique.

À quoi ressemble un rapport probant

Un bon rapport d’audit est précis. Il indique la date du comptage, qui l’a réalisé, son périmètre (complet ou par sondage), la méthode de sélection de l’échantillon et le résultat pour chaque élément vérifié. Il énumère les anomalies constatées et la façon dont elles ont été résolues. Une formulation vague — « les avoirs ont été examinés et jugés conformes » — ne vous apprend pas grand-chose. Si vous recevez un résumé, demandez si le rapport complet vous est accessible.

• Date et périmètre du comptage.
• Noms de l’auditeur et des membres du personnel du dépositaire présents.
• Méthode d’échantillonnage et lingots sélectionnés.
• Anomalies constatées et leur résolution.

Vos propres archives

Conservez vos certificats et relevés et comparez-les de temps en temps. Si la liste de lingots d’un nouveau relevé diffère de la précédente sans mouvement ni transfert ordonné par vous, demandez pourquoi. La plupart des écarts ont des explications banales, mais les remarquer est la façon de garder les petites erreurs petites.