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1. Qui nous sommes
VeloShip Global Ltd (« VeloShip Global », « nous ») est une société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles qui fournit des services de stockage alloué, de transport sécurisé et des services connexes pour les métaux précieux. Au sens de la législation sur la protection des données, nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique.
Notre siège social, notre numéro d’immatriculation et les coordonnées de la personne chargée de la protection des données figurent à la fin de cette politique. Pour toute question sur l’utilisation de vos données, contactez-nous à l’aide de ces coordonnées.
2. Les données personnelles que nous collectons
Les données que nous détenons dépendent de la nature de vos relations avec nous. Elles peuvent comprendre :
- Données d’identité : nom complet, date de naissance, nationalité, copies des pièces d’identité et informations qu’elles contiennent, et photographies.
- Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail et numéros de téléphone.
- Données de vigilance : informations sur votre profession, l’origine de votre patrimoine et des fonds utilisés pour acquérir les métaux, documents de société et de trust, et résultats des contrôles de sanctions, de personnes politiquement exposées et de presse défavorable.
- Données de compte : votre code client, votre accès à l’espace client, votre langue et votre devise préférées, et les traces de votre utilisation de l’espace client.
- Données d’avoirs et de transactions : les métaux que nous détenons pour vous, le détail des lingots, les dépôts, retraits, envois, transferts de propriété, factures, reçus et paiements.
- Communications : messages envoyés via l’espace client ou le formulaire de contact du site, e-mails, courriers et traces des appels téléphoniques.
- Données relatives aux proches : noms, liens et coordonnées des personnes que vous nous demandez d’enregistrer, et date de leur dernière vérification.
- Données de site et de sécurité : registres des visiteurs, journaux d’accès et images de vidéosurveillance lorsque vous vous rendez dans nos locaux ou sur un lieu de remise.
- Données du site web : informations techniques telles que l’adresse IP, le type de navigateur et les pages consultées, collectées au moyen de cookies strictement nécessaires et, si vous y consentez, de cookies de mesure d’audience.
Nous collectons la plupart de ces données directement auprès de vous. Nous en recevons aussi de prestataires de vérification d’identité et de filtrage, de registres publics tels que Companies House, de transporteurs et de coffres partenaires intervenant dans vos mouvements, et de personnes agissant pour votre compte.
3. Comment nous utilisons vos données et sur quelles bases légales
Nous n’utilisons les données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Les principales finalités et bases légales sont :
- Fournir nos services dans le cadre de notre contrat avec vous — stocker, transporter, assurer et certifier vos métaux, gérer votre compte client, facturer et donner suite à vos instructions (exécution d’un contrat).
- Respecter nos obligations légales et réglementaires, notamment les contrôles de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, le respect des sanctions, la conservation des documents, les déclarations fiscales et les réponses aux demandes légitimes des autorités (obligation légale).
- Protéger vos métaux, nos locaux et notre personnel, prévenir la fraude et préserver l’intégrité de notre chaîne de garde, y compris par la vidéosurveillance et la journalisation des accès (intérêts légitimes).
- Gérer notre activité, y compris les audits, l’assurance, les litiges, le contrôle qualité et l’amélioration de nos services (intérêts légitimes).
- Contacter vos proches ou vos représentants le cas échéant (intérêts légitimes, et protection de vos intérêts et de ceux de vos bénéficiaires).
- Répondre aux demandes adressées via notre site (intérêts légitimes, ou mesures précontractuelles prises à votre demande).
- Utiliser des cookies de mesure d’audience sur notre site, uniquement si vous y avez consenti (consentement).
Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous l’avons mis en balance avec vos droits et libertés. Vous pouvez nous demander davantage d’informations sur cette mise en balance.
Nous n’utilisons pas vos données personnelles pour des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs sans intervention humaine. Les outils de filtrage peuvent signaler des correspondances à examiner, mais les décisions sont prises par notre équipe conformité.
5. Transferts internationaux
Nos services étant internationaux, des données personnelles peuvent être transférées hors du Royaume-Uni — par exemple vers un coffre partenaire en Suisse, aux Émirats arabes unis, à Singapour, à Hong Kong ou aux États-Unis, ou vers un transporteur à la destination d’un envoi. Certains de nos prestataires technologiques peuvent également traiter des données hors du Royaume-Uni.
Lorsque des données sont transférées vers un pays que le Royaume-Uni n’a pas reconnu comme offrant une protection adéquate, nous utilisons des garanties appropriées, telles que l’International Data Transfer Agreement ou l’avenant britannique aux clauses contractuelles types de l’UE, ou nous nous fondons sur une dérogation prévue par la loi, comme un transfert nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables.
6. Durée de conservation
Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables et déclaratives :
- Dossiers de vigilance clientèle et données de transactions : au moins cinq ans après la fin de notre relation d’affaires, comme l’exige la réglementation anti-blanchiment, et plus longtemps si la loi l’impose ou si une réclamation est envisagée.
- Preuves de propriété, certificats de propriété et de changement de propriétaire, et documents de la chaîne de garde : pendant toute la relation et au moins douze ans ensuite, car ils peuvent être nécessaires pour établir la propriété des métaux longtemps après qu’ils ont quitté notre garde.
- Factures et documents comptables : au moins six ans après la fin de l’exercice auquel ils se rapportent.
- Demandes reçues via le site de personnes qui ne deviennent pas clientes : jusqu’à deux ans après notre dernier contact.
- Images de vidéosurveillance : normalement 90 jours, sauf si elles sont nécessaires à l’examen d’un incident.
7. Comment nous protégeons vos données
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données que nous détenons, notamment le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès par rôle afin que les clients ne voient que leurs propres informations et le personnel uniquement ce que son rôle exige, une authentification sécurisée pour l’espace client, des liens de courte durée pour le téléchargement des documents, la journalisation des actions d’administration, la vérification et la formation du personnel, et des contrôles contractuels sur nos sous-traitants.
Aucun système n’est totalement sûr. Si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous en informerons l’Information Commissioner’s Office et, le cas échéant, vous-même, dans les meilleurs délais.
8. Vos droits
Sous réserve de certaines conditions et exceptions, vous avez le droit :
- d’être informé de la manière dont nous utilisons vos données personnelles ;
- d’accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
- de faire rectifier les données inexactes et compléter les données incomplètes ;
- de faire effacer vos données lorsqu’aucun motif impérieux ne justifie leur conservation ;
- de limiter l’utilisation de vos données dans certaines circonstances ;
- de vous opposer à l’utilisation de vos données lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime ;
- de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format portable, lorsque le traitement repose sur un contrat ou un consentement et est effectué par des moyens automatisés ;
- de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur le consentement.
Certains droits sont limités par nos obligations légales. Par exemple, nous ne pouvons pas supprimer les dossiers de vigilance ou de transactions que la loi nous oblige à conserver, et il peut nous être interdit de vous informer de certaines déclarations faites aux autorités.
Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’aide des coordonnées ci-dessous. Nous répondrons dans un délai d’un mois et pourrons devoir vérifier votre identité au préalable.
10. Enfants
Nos services ne s’adressent pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans, sauf lorsqu’un mineur est enregistré comme proche ou bénéficiaire à la demande d’un client. Dans ce cas, nous ne conservons que les informations strictement nécessaires.
11. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date en haut de la page indique sa dernière modification. En cas de changements importants, nous en informerons les clients via l’espace client.
12. Contact et réclamations
Les questions et demandes relatives à cette politique ou à vos données personnelles doivent être adressées à notre responsable de la protection des données via le formulaire de contact de notre site (choisissez « Demande relative aux données personnelles »), ou par courrier à notre siège social, à l’attention du responsable de la protection des données.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit de saisir l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois de pouvoir d’abord traiter vos préoccupations.