Politique de stockage

1. Principes de la garde allouée

• Chaque lingot ou pièce que nous détenons est alloué à un seul client nommément désigné et identifié dans notre registre par son affineur et son numéro de série ou, pour les pièces, par sa description et sa quantité dans un contenant scellé et identifié.
• Nous détenons les métaux des clients en qualité de dépositaire. La propriété juridique et économique reste en permanence au client.
• Nous ne prêtons, ne louons, ne nantissons, n’échangeons, ne réutilisons en garantie ni n’utilisons de toute autre manière les métaux des clients, qui n’apparaissent jamais à notre bilan comme un actif nous appartenant.
• Aucun membre du personnel ne manipule seul les métaux d’un client, à aucun moment.

2. Ce que nous acceptons

Nous acceptons l’or, l’argent, le platine et le palladium sous forme de lingots de formats reconnus — notamment les lingots London Good Delivery, les lingots d’un kilo et les plus petits lingots coulés ou frappés d’affineurs accrédités — ainsi que les pièces d’investissement d’hôtels des monnaies reconnus.

Les métaux doivent arriver par un transporteur agréé, sous scellés numérotés intacts, accompagnés de documents établissant leur provenance et le titre du déposant. Les métaux provenant de l’extérieur d’une chaîne de garde accréditée peuvent être acceptés sous réserve d’un essai aux frais du client. Nous pouvons refuser tout métal ne répondant pas à nos critères d’acceptation ou à nos exigences de conformité, sans en donner les raisons lorsque la loi nous l’interdit.

3. Réception d’un dépôt

• Les envois entrants sont réceptionnés sur un quai contrôlé, sous caméra, par au moins deux de nos gardiens.
• Les numéros de scellés sont vérifiés par rapport aux documents d’entrée avant toute rupture de scellé. Toute anomalie est consignée et le client en est informé avant que nous poursuivions.
• Chaque lingot est compté, inspecté, pesé et photographié, et ses marquages sont enregistrés : affineur, numéro de série, titre, année et poids brut.
• Le dépôt est enregistré au nom du client dans notre registre et un reçu de dépôt est émis, listant chaque lingot et consignant son état à la réception.
• Les anomalies constatées lors du rapprochement sont notifiées par écrit au client dans un délai de cinq jours ouvrés.

4. Le registre

Notre registre consigne, pour chaque lingot, ses marques d’identification, ses poids, son propriétaire, son emplacement, le dépôt par lequel il est arrivé et chaque mouvement ou changement de propriétaire ultérieur. L’espace client affiche les mêmes données du registre — et non un résumé distinct — afin que les clients voient exactement ce que nous voyons.

Les certificats de propriété sont générés à partir du registre. Lorsque le registre évolue d’une manière qui affecte un certificat — par exemple un retrait partiel ou un transfert — l’ancien certificat est remplacé et un nouveau est émis.

5. Sécurité physique et procédurale

Nos coffres sont protégés par une sécurité physique en couches, des systèmes de détection d’intrusion, une surveillance permanente et un contrôle d’accès strict. Pour des raisons de sécurité, nous ne publions pas le détail de ces mesures. Les coffres partenaires sont sélectionnés selon des normes équivalentes et font l’objet de revues régulières.

L’accès aux zones où sont stockés les métaux des clients est réservé au personnel autorisé travaillant en binôme, enregistré et contrôlé. Les visiteurs — y compris les clients et leurs auditeurs — sont accompagnés en permanence.

6. Séparation

Les lingots alloués sont identifiés individuellement et stockés à des emplacements enregistrés. Les clients qui souhaitent une séparation physique — par exemple une caisse scellée ou un compartiment dédié — peuvent la demander ; des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. La séparation est un aménagement physique et ne modifie pas la situation juridique, qui est dans tous les cas l’allocation.

7. Inspection, audit et rapprochement

Nous rapprochons le registre des avoirs physiques au moins deux fois par an, y compris par le comptage de chaque lingot dans des emplacements sélectionnés et des contrôles par sondage de l’identité et du poids. Nos coffres font également l’objet d’un audit indépendant.

Chaque client, ou un auditeur désigné par lui, peut inspecter les avoirs du client au moins une fois par année civile, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures d’ouverture et accompagné de notre personnel. Nous préparons une liste de lingots pour chaque inspection.

8. Retraits et livraisons

Les clients demandent les retraits et les envois via l’espace client. Avant de restituer des métaux, nous vérifions l’instruction, achevons les vérifications de conformité en cours et convenons du mode d’enlèvement ou de livraison. Les restitutions interviennent normalement dans les trois jours ouvrés suivant une instruction vérifiée.

Les métaux ne sont remis qu’au client, à une personne qu’il a habilitée par écrit, ou à un transporteur ou coffre destinataire désigné dans l’instruction, dans chaque cas contre un reçu signé. Les numéros de scellés et le détail des lingots sont consignés sur les documents de remise et sur toute lettre de transport.

9. Transferts de propriété

La propriété de métaux alloués peut être transférée entre clients sans mouvement physique, sur instructions concordantes des deux parties et après nos vérifications de conformité. Lors du transfert, nous mettons à jour le registre, marquons le certificat de propriété du cédant comme remplacé, émettons un certificat de changement de propriétaire pour les deux parties et un nouveau certificat de propriété pour le cessionnaire, et consignons l’opération dans les journaux d’activité des deux clients.

10. Assurance

Sauf disposition contraire du contrat d’un client, les métaux sous notre garde et en cours de transport par nos soins sont assurés contre tous les risques de perte ou de dommage matériel, à la pleine valeur de remplacement, par une police « specie » placée sur le marché de Londres, sous réserve de ses conditions et exclusions. Les clients sont désignés comme bénéficiaires pour leurs métaux, et un certificat d’assurance est disponible sur demande.

11. Incidents

Si nous constatons une anomalie, un dommage, une perte présumée ou un incident de sécurité affectant les métaux d’un client, nous sécuriserons la zone, préserverons les preuves, avertirons nos assureurs et, le cas échéant, les autorités, et informerons le client concerné dans les meilleurs délais.

12. Décès, incapacité et métaux non réclamés

Dès que nous sommes informés du décès ou de l’incapacité d’un client, nous suspendons les instructions sur le compte jusqu’à ce que la personne habilitée à agir ait établi ses pouvoirs, normalement par un acte de notoriété ou des lettres d’administration successorale, un mandat de protection future ou une décision de justice, ou leur équivalent dans le pays concerné.

Nous enregistrons les coordonnées des proches de chaque client et demandons périodiquement aux clients de les confirmer. Lorsqu’un compte devient inactif et que nous ne parvenons pas à joindre le client, nous tentons de contacter les proches enregistrés et continuons de détenir les métaux en garde allouée. Les frais de stockage continuent de courir.

13. Archives

Les inscriptions au registre, les reçus de dépôt, les certificats, les lettres de transport et les procès-verbaux de remise sont conservés pendant toute la durée de la relation de garde et au moins douze ans ensuite, afin que la propriété et la chaîne de garde puissent être établies longtemps après que les métaux ont quitté notre garde.