Anatomía de una cadena de custodia

Una cadena de custodia es el registro ininterrumpido de quién tuvo un objeto, cuándo y en qué estado. En los metales preciosos no es papeleo por el papeleo: es la prueba de que el lingote que vende es el que compró y de que nunca ha estado donde no debía.

Los puntos débiles son las entregas

El metal rara vez corre peligro mientras está en una cámara o viaja en un vehículo precintado. El riesgo se concentra en los momentos en que cambia de manos: de la cámara al vehículo, del vehículo a la pista, de la bodega a la cámara acorazada, de la cámara acorazada a la cámara de destino. En cada uno, dos partes deben ponerse de acuerdo exactamente sobre qué se transfiere.

Cómo es una entrega disciplinada

• Hay dos personas de cada parte. Nadie manipula nunca a solas el metal de un cliente.
• Las cajas se cierran con precintos numerados inviolables antes de salir de la cámara, y los números se anotan en la carta de porte.
• En cada entrega, quien recibe coteja los números de precinto con el documento antes de firmar. Cualquier discrepancia se anota en el documento en ese mismo momento.
• Las entregas se hacen bajo cámaras, en zonas controladas y a horas acordadas de antemano.
• El documento firmado viaja con el envío y se archiva una copia de inmediato.

Los precintos cuentan la historia

Un precinto no detiene a un ladrón decidido. Lo que hace es que cualquier manipulación sea evidente y atribuible. Si los números coinciden y los precintos están intactos en cada entrega, se puede presumir que el contenido no ha cambiado. Si no coinciden, todos saben exactamente en qué entrega surgió el problema, que es justo la información que necesitarán una aseguradora, un investigador o un comprador.

Diseñamos cada proceso en torno a una pregunta: si algo saliera mal, ¿podríamos demostrar exactamente dónde?

Papel y datos, juntos

Generamos cartas de porte, manifiestos, recibos y certificados a partir de un único registro. La lista de lingotes de un recibo de depósito es la misma que aparece después en el certificado de propiedad y en cualquier carta de porte de un movimiento. Cuando se publica una actualización de seguimiento, la ve al instante en su portal, con el mismo número de envío impreso en los documentos.

Qué debería recibir

Por cada movimiento: una carta de porte con la lista completa de lingotes y los números de precinto, actualizaciones de seguimiento en cada hito y un justificante de entrega firmado. Por cada depósito: un recibo que enumere cada lingote y deje constancia de su estado a la llegada. Si un proveedor no puede darle esto, la cadena de custodia solo existe en la memoria de alguien.

Cuando algo no cuadra

Las discrepancias ocurren, y casi todas son errores administrativos: dos dígitos invertidos en un número de serie, un lingote pesado en otra báscula, un número de precinto anotado de memoria. Lo que distingue un buen proceso de uno débil no es que nunca haya discrepancias, sino que se detecten en la entrega en que surgen, antes de que nadie firme.

Cuando nuestro equipo detecta una discrepancia, el envío no se admite en la cámara hasta que se resuelve. Se fotografían el precinto y el embalaje, tanto quien entrega como quien recibe dejan constancia de lo que ven, y se pide al remitente que confirme sus propios registros. Si la duda afecta al metal y no a los papeles, el lingote se vuelve a pesar y, si es necesario, se ensaya. El resultado —incluido el error original— queda registrado, porque un historial que solo muestra entregas impecables es menos creíble que uno que muestra problemas detectados y corregidos.

La tecnología ayuda, pero firman las personas

Escáneres, bolsas inviolables, seguimiento GPS y cámaras en directo refuerzan la custodia, y los utilizamos. Pero una cadena de custodia es, en última instancia, una serie de declaraciones de personas identificadas: he recibido estos artículos, en este estado, a esta hora. Cada sistema que usamos está pensado para que esas declaraciones sean fáciles de hacer con exactitud y difíciles de hacer a la ligera.

• Las entregas se registran a nombre de la persona, no solo de la empresa.
• Las horas se registran en una única zona horaria de referencia, con la hora local al lado.
• Las correcciones se añaden como nuevas anotaciones; nunca se sobrescribe nada.

Si alguna vez tiene que recibir usted mismo una entrega, se aplica la misma disciplina: compruebe los precintos antes de firmar, anote lo que ve y no firme nunca por más de lo que ha contado.