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1. Quiénes somos
VeloShip Global Ltd («VeloShip Global», «nosotros») es una sociedad registrada en Inglaterra y Gales que presta servicios de custodia asignada, transporte seguro y servicios relacionados para metales preciosos. A efectos de la normativa de protección de datos, somos el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.
Nuestro domicilio social, nuestro número de registro mercantil y los datos de contacto de la persona responsable de la protección de datos figuran al final de esta política. Si tiene cualquier pregunta sobre cómo utilizamos sus datos, contáctenos a través de esos datos.
2. Los datos personales que recogemos
Los datos que conservamos dependen de su relación con nosotros. Pueden incluir:
- Datos de identidad: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, copias de documentos de identidad y la información que contienen, y fotografías.
- Datos de contacto: dirección postal, dirección de correo electrónico y números de teléfono.
- Datos de diligencia debida: información sobre su profesión, el origen de su patrimonio y de los fondos utilizados para adquirir el metal, documentos de sociedades y trusts, y resultados de los controles de sanciones, personas con responsabilidad pública y noticias adversas.
- Datos de la cuenta: su código de cliente, su acceso al portal, su idioma y divisa preferidos y los registros de su uso del portal de clientes.
- Datos de activos y operaciones: el metal que custodiamos para usted, los datos de los lingotes, depósitos, retiradas, envíos, transmisiones de titularidad, facturas, recibos y pagos.
- Comunicaciones: mensajes enviados a través del portal o del formulario de contacto del sitio, correos electrónicos, cartas y registros de llamadas telefónicas.
- Datos de familiares de contacto: nombres, parentesco y datos de contacto de las personas que nos pide registrar, y la fecha de su última verificación.
- Datos de instalaciones y seguridad: registros de visitantes, registros de acceso e imágenes de videovigilancia cuando visita nuestras instalaciones o un lugar de entrega.
- Datos del sitio web: información técnica como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas que consulta, recogida mediante cookies estrictamente necesarias y, si usted lo consiente, cookies analíticas.
Recogemos la mayoría de estos datos directamente de usted. También recibimos datos de proveedores de verificación de identidad y de control, de registros públicos como Companies House, de transportistas y cámaras asociadas que intervienen en sus movimientos y de personas que actúan en su nombre.
3. Cómo utilizamos sus datos y nuestras bases jurídicas
Solo utilizamos datos personales cuando la ley nos lo permite. Los principales fines y bases jurídicas son:
- Prestar nuestros servicios en virtud de nuestro contrato con usted: custodiar, transportar, asegurar y certificar su metal, gestionar su cuenta del portal, facturar y atender sus instrucciones (ejecución de un contrato).
- Cumplir nuestras obligaciones legales y regulatorias, incluidos los controles de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, el cumplimiento de sanciones, la conservación de registros, las obligaciones de información fiscal y la respuesta a requerimientos legítimos de las autoridades (obligación legal).
- Proteger su metal, nuestras instalaciones y nuestro personal, prevenir el fraude y mantener la integridad de nuestra cadena de custodia, incluidos la videovigilancia y el registro de accesos (intereses legítimos).
- Gestionar nuestro negocio, incluidas auditorías, seguros, reclamaciones legales, control de calidad y mejora de nuestros servicios (intereses legítimos).
- Contactar con sus familiares de contacto o sus representantes cuando proceda (intereses legítimos y protección de sus intereses y los de sus beneficiarios).
- Responder a las consultas realizadas a través de nuestro sitio web (intereses legítimos o medidas precontractuales adoptadas a petición suya).
- Utilizar cookies analíticas en nuestro sitio web, solo si usted ha dado su consentimiento (consentimiento).
Cuando nos basamos en intereses legítimos, los hemos ponderado frente a sus derechos y libertades. Puede pedirnos más información sobre esa ponderación.
No utilizamos sus datos personales para decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o efectos similarmente significativos sin intervención humana. Las herramientas de control pueden señalar coincidencias para su revisión, pero las decisiones las toma nuestro personal de cumplimiento.
5. Transferencias internacionales
Como nuestros servicios son internacionales, los datos personales pueden transferirse fuera del Reino Unido, por ejemplo a una cámara asociada en Suiza, los Emiratos Árabes Unidos, Singapur, Hong Kong o Estados Unidos, o a un transportista en el destino de un envío. Algunos de nuestros proveedores tecnológicos también pueden tratar datos fuera del Reino Unido.
Cuando los datos se transfieren a un país al que el Reino Unido no ha reconocido un nivel de protección adecuado, utilizamos garantías apropiadas, como el International Data Transfer Agreement o la adenda del Reino Unido a las cláusulas contractuales tipo de la UE, o nos acogemos a una excepción permitida por la ley, como una transferencia necesaria para la ejecución de nuestro contrato con usted. Puede pedirnos una copia de las garantías correspondientes.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
Solo conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para los fines para los que se recogieron, incluido el cumplimiento de requisitos legales, contables y de información:
- Registros de diligencia debida y de operaciones: al menos cinco años desde el final de nuestra relación de negocio, según exige la normativa de prevención del blanqueo de capitales, y más tiempo cuando la ley lo exija o se prevea una reclamación.
- Registros de titularidad, certificados de propiedad y de cambio de titularidad y documentos de la cadena de custodia: durante toda la relación y al menos doce años después, porque pueden ser necesarios para acreditar la titularidad del metal mucho después de que haya salido de nuestra custodia.
- Facturas y registros contables: al menos seis años desde el final del ejercicio al que se refieren.
- Consultas a través del sitio web de personas que no llegan a ser clientes: hasta dos años desde nuestro último contacto.
- Imágenes de videovigilancia: normalmente 90 días, salvo que sean necesarias para investigar un incidente.
7. Cómo protegemos sus datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas a la sensibilidad de los datos que conservamos. Entre ellas, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, controles de acceso por funciones para que los clientes solo vean su propia información y el personal solo lo que exige su función, autenticación segura para el portal de clientes, enlaces de corta duración para las descargas de documentos, el registro de las acciones administrativas, la verificación y formación del personal y controles contractuales sobre nuestros encargados del tratamiento.
Ningún sistema es completamente seguro. Si tenemos conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que pueda suponer un riesgo para sus derechos y libertades, lo notificaremos sin dilación indebida a la Information Commissioner’s Office y, cuando proceda, a usted.
8. Sus derechos
Con sujeción a determinadas condiciones y excepciones, usted tiene derecho a:
- ser informado sobre cómo utilizamos sus datos personales;
- acceder a los datos personales que conservamos sobre usted;
- que se rectifiquen los datos inexactos y se completen los incompletos;
- que se supriman sus datos cuando no exista un motivo imperioso para conservarlos;
- limitar el uso de sus datos en determinadas circunstancias;
- oponerse al uso de sus datos cuando nos basamos en intereses legítimos;
- recibir los datos que nos ha facilitado en un formato portable, cuando el tratamiento se base en un contrato o en el consentimiento y se realice por medios automatizados;
- retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando nos basemos en él.
Algunos derechos están limitados por nuestras obligaciones legales. Por ejemplo, no podemos suprimir los registros de diligencia debida o de operaciones que la ley nos obliga a conservar, y puede que se nos prohíba informarle de determinadas comunicaciones que realizamos a las autoridades.
Para ejercer sus derechos, contáctenos a través de los datos indicados más abajo. Responderemos en el plazo de un mes y es posible que antes debamos verificar su identidad.
10. Menores
Nuestros servicios no están dirigidos a menores y no recogemos a sabiendas datos personales de menores de 18 años, salvo cuando un menor se registra como familiar de contacto o beneficiario a petición de un cliente. En ese caso, conservamos solo la información mínima necesaria.
11. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política periódicamente. La fecha que figura en la parte superior de la página indica cuándo se modificó por última vez. Si los cambios son importantes, lo comunicaremos a los clientes a través del portal.
12. Contacto y reclamaciones
Las preguntas y solicitudes sobre esta política o sobre sus datos personales deben dirigirse a nuestro responsable de protección de datos mediante el formulario de contacto de nuestro sitio web (elija «Solicitud sobre privacidad o datos») o por correo postal a nuestro domicilio social, a la atención del responsable de protección de datos.
Si no está satisfecho con nuestra respuesta, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). No obstante, le agradeceríamos que nos diera antes la oportunidad de atender sus inquietudes.