Política de custodia

1. Principios de la custodia asignada

• Cada lingote o moneda que custodiamos está asignado a un único cliente identificado y figura en nuestro registro por refinería y número de serie o, en el caso de las monedas, por descripción y cantidad en un contenedor precintado e identificado.
• Custodiamos el metal de los clientes en calidad de depositarios. La titularidad legal y económica corresponde en todo momento al cliente.
• Nunca prestamos, arrendamos, pignoramos, permutamos, reutilizamos como garantía ni utilizamos de ningún otro modo el metal de los clientes, y este nunca figura en nuestro balance como activo propio.
• Ningún miembro del personal manipula a solas el metal de un cliente en ningún momento.

2. Qué aceptamos

Aceptamos oro, plata, platino y paladio en lingotes de formatos reconocidos —incluidos los lingotes London Good Delivery, los lingotes de un kilo y los lingotes fundidos o acuñados más pequeños de refinerías acreditadas— y monedas de inversión de casas de moneda reconocidas.

El metal debe llegar mediante un transportista autorizado, con precintos numerados intactos y con documentación que acredite su procedencia y la titularidad del depositante. El metal procedente de fuera de una cadena de custodia acreditada podrá aceptarse previo ensayo a cargo del cliente. Podemos rechazar cualquier metal que no cumpla nuestros criterios de aceptación o nuestros requisitos de cumplimiento, sin indicar los motivos cuando la ley nos lo impida.

3. Recepción de un depósito

• Los envíos entrantes se reciben en un muelle controlado, bajo cámaras, por al menos dos de nuestros custodios.
• Los números de precinto se cotejan con los documentos de entrada antes de romper ningún precinto. Cualquier discrepancia se registra y se comunica al cliente antes de continuar.
• Cada lingote se cuenta, se inspecciona, se pesa y se fotografía, y se registran sus marcas: refinería, número de serie, ley, año y peso bruto.
• El depósito se registra a nombre del cliente en nuestro registro y se emite un recibo de depósito que enumera cada lingote y deja constancia de su estado a la recepción.
• Las discrepancias detectadas en la conciliación se comunican por escrito al cliente en un plazo de cinco días hábiles.

4. El registro

Nuestro registro recoge, para cada lingote, sus marcas identificativas, pesos, propietario, ubicación, el depósito con el que llegó y cada movimiento o cambio de titularidad posterior. El portal de clientes muestra los mismos datos del registro —no un resumen aparte—, de modo que los clientes ven exactamente lo que vemos nosotros.

Los certificados de propiedad se generan a partir del registro. Cuando el registro cambia de un modo que afecta a un certificado —por ejemplo, una retirada parcial o una transmisión—, el certificado anterior queda sustituido y se emite uno nuevo.

5. Seguridad física y de procedimientos

Nuestras cámaras están protegidas por una seguridad física en varias capas, sistemas de detección de intrusiones, vigilancia continua y un estricto control de accesos. Por motivos de seguridad, no publicamos los detalles de estas medidas. Las cámaras asociadas se seleccionan con criterios equivalentes y se revisan periódicamente.

El acceso a las zonas donde se custodia el metal de los clientes está limitado al personal autorizado que trabaja por parejas, y se registra y revisa. Los visitantes —incluidos los clientes y sus auditores— van acompañados en todo momento.

6. Segregación

Los lingotes asignados se identifican individualmente y se guardan en posiciones registradas. Los clientes que necesiten una segregación física —por ejemplo, una caja precintada o un compartimento propios— pueden solicitarla; pueden aplicarse tarifas adicionales. La segregación es una disposición física y no altera la situación jurídica, que en todos los casos es la asignación.

7. Inspección, auditoría y conciliación

Conciliamos el registro con las existencias físicas al menos dos veces al año, incluido el recuento de cada lingote en ubicaciones seleccionadas y comprobaciones por muestreo de identidad y peso. Nuestras cámaras también se someten a auditoría independiente.

Cada cliente, o un auditor designado por él, puede inspeccionar los activos del cliente al menos una vez por año natural, con un preaviso razonable, en horario laboral y acompañado de nuestro personal. Preparamos una lista de lingotes para cada inspección.

8. Retiradas y entregas

Los clientes solicitan las retiradas y los envíos a través del portal. Antes de entregar el metal, verificamos la instrucción, completamos las comprobaciones de cumplimiento pendientes y acordamos el método de recogida o entrega. Las entregas suelen realizarse en un plazo de tres días hábiles desde una instrucción verificada.

El metal solo se entrega al cliente, a una persona que el cliente haya autorizado por escrito o a un transportista o cámara receptora indicados en la instrucción, en todos los casos contra un recibo firmado. Los números de precinto y los datos de los lingotes se registran en los documentos de entrega y en cualquier carta de porte.

9. Transmisiones de titularidad

La titularidad del metal asignado puede transmitirse entre clientes sin movimiento físico, con instrucciones coincidentes de ambas partes y tras nuestras comprobaciones de cumplimiento. En la transmisión actualizamos el registro, marcamos como sustituido el certificado de propiedad del transmitente, emitimos un certificado de cambio de titularidad para ambas partes y un nuevo certificado de propiedad para el adquirente, y dejamos constancia del hecho en los registros de actividad de ambos clientes.

10. Seguro

Salvo que el contrato de un cliente disponga otra cosa, el metal bajo nuestra custodia y en nuestros transportes está asegurado frente a todo riesgo de pérdida o daño material por el valor de reposición total mediante una póliza de valores contratada en el mercado de Londres, con sujeción a sus términos, condiciones y exclusiones. Los clientes figuran como beneficiarios de su metal y hay un certificado de seguro disponible a petición.

11. Incidentes

Si descubrimos cualquier discrepancia, daño, sospecha de pérdida o incidente de seguridad que afecte al metal de un cliente, aseguraremos la zona, conservaremos las pruebas, avisaremos a nuestras aseguradoras y, cuando proceda, a las autoridades, e informaremos al cliente afectado lo antes posible.

12. Fallecimiento, incapacidad y metal no reclamado

Cuando se nos notifica el fallecimiento o la incapacidad de un cliente, suspendemos las instrucciones de la cuenta hasta que la persona facultada para actuar acredite sus facultades, normalmente mediante una declaración de herederos, un nombramiento de administrador de la herencia, un poder preventivo o una resolución judicial, o su equivalente en la jurisdicción correspondiente.

Registramos los datos de los familiares de contacto de cada cliente y pedimos a los clientes que los confirmen periódicamente. Si una cuenta queda inactiva y no podemos contactar con el cliente, intentaremos contactar con los familiares registrados y seguiremos custodiando el metal en custodia asignada. Las tarifas de custodia seguirán devengándose.

13. Registros

Las anotaciones del registro, los recibos de depósito, los certificados, las cartas de porte y los registros de entrega se conservan durante toda la relación de custodia y al menos doce años después, para que la titularidad y la cadena de custodia puedan acreditarse mucho después de que el metal haya salido de nuestra custodia.