Cómo es una auditoría de cámara como es debido

Su extracto mensual le dice lo que su custodio cree que posee. Una auditoría comprueba si esa creencia coincide con la realidad. En el caso de lingotes asignados, la prueba es concreta: cada lingote de su lista debe estar en el estante, con el número de serie, la marca y el peso correctos.

Dos tipos de recuento

Un recuento completo coteja físicamente cada lingote con los registros. Es exhaustivo y lleva tiempo, por lo que las grandes cámaras suelen combinar recuentos completos periódicos con recuentos por muestreo más frecuentes, en los que un auditor elige lingotes al azar, incluidos algunos que el custodio no esperaba que se eligieran.

Qué debe comprobar el auditor

• Existencia: ¿está físicamente presente cada lingote de la lista?
• Identidad: ¿coinciden con el registro el número de serie, la marca de la refinería, la ley y el año estampados en el lingote?
• Peso: ¿una muestra repesada queda dentro de la tolerancia del peso bruto registrado?
• Titularidad: ¿está cada lingote registrado a nombre de un único propietario, sin que ningún lingote figure en dos listas?
• Integridad: ¿hay en el estante lingotes que no figuren en ninguna lista?

La última prueba es la que más se omite, y la que descubre los problemas más interesantes.

Auditorías independientes y de clientes

Los custodios suelen encargar auditorías independientes de toda su cámara. Los clientes con activos importantes también pueden tener derecho, según su contrato de custodia, a inspeccionar sus propios lingotes o a designar un auditor para hacerlo. Nuestro contrato de custodia asignada otorga a cada cliente el derecho a una inspección al menos una vez al año, con un preaviso razonable y acompañado de nuestro personal.

Conciliación entre auditorías

Conciliamos nuestros registros con las existencias físicas al menos dos veces al año, y cada entrada o salida de la cámara se registra en tiempo real por número de serie. Su portal muestra la misma lista de lingotes que usamos en la operativa, no un resumen preparado para informes.

Cómo solicitarla

Si quiere inspeccionar sus activos o designar un auditor, escriba a su gestor de cuenta a través del portal. Acordaremos una fecha, confirmaremos quién asistirá y prepararemos una lista lingote a lingote para la visita.

Pesaje y muestreo

Un recuento confirma que están los lingotes correctos; no confirma que sean lo que dicen ser. Por eso los auditores suelen pesar una muestra de lingotes frente a su peso bruto registrado e inspeccionar los sellos —marca de la refinería, número de serie, ley y año— para comprobar su coherencia. Las diferencias de peso dentro de la tolerancia de las básculas son normales; todo lo que quede fuera se investiga. En activos de alto valor, algunos lingotes pueden someterse a pruebas no destructivas de autenticidad, por ejemplo con equipos de ultrasonidos o de conductividad eléctrica.

Cómo es un informe limpio

Un buen informe de auditoría es concreto. Indica la fecha del recuento, quién lo realizó, el alcance (completo o por muestreo), el método para seleccionar la muestra y el resultado de cada elemento comprobado. Enumera las incidencias encontradas y cómo se resolvieron. Las fórmulas vagas —«se revisaron los activos y se consideraron conformes»— le dicen muy poco. Si recibe un resumen, pregunte si puede acceder al informe completo.

• Fecha y alcance del recuento.
• Nombres del auditor y del personal del custodio presente.
• Método de muestreo y lingotes seleccionados.
• Incidencias encontradas y su resolución.

Sus propios registros

Conserve sus certificados y extractos y compárelos de vez en cuando. Si la lista de lingotes de un nuevo extracto difiere de la anterior sin que usted haya ordenado un movimiento o una transmisión, pregunte por qué. La mayoría de las diferencias tienen explicaciones triviales, pero detectarlas es la forma de que los pequeños errores sigan siendo pequeños.