Com’è una vera verifica del caveau

Il tuo estratto conto mensile ti dice cosa il custode ritiene che tu possieda. Un audit verifica se questa convinzione corrisponde alla realtà. Per i lingotti allocati la prova è concreta: ogni lingotto del tuo elenco deve essere sullo scaffale, con il numero di serie, il marchio e il peso corretti.

Due tipi di conteggio

Un conteggio completo verifica fisicamente ogni lingotto rispetto ai registri. È accurato e lungo, perciò i grandi caveau combinano di solito conteggi completi periodici con conteggi a campione più frequenti, in cui un revisore sceglie lingotti a caso, compresi alcuni che il custode non si aspettava venissero selezionati.

Cosa deve verificare il revisore

• Esistenza: ogni lingotto dell’elenco è fisicamente presente?
• Identità: numero di serie, marchio della raffineria, titolo e anno impressi sul lingotto corrispondono al registro?
• Peso: un campione ripesato rientra nella tolleranza del peso lordo registrato?
• Proprietà: ogni lingotto è registrato a nome di un solo proprietario, senza che nessun lingotto compaia in due elenchi?
• Completezza: ci sono sullo scaffale lingotti che non compaiono in alcun elenco?

L’ultima verifica è quella più spesso tralasciata, ed è quella che scova i problemi più interessanti.

Audit indipendenti e dei clienti

I custodi commissionano normalmente audit indipendenti dell’intero caveau. I clienti con beni rilevanti possono avere anche il diritto, in base al contratto di custodia, di ispezionare i propri lingotti o di incaricare un revisore. Il nostro contratto di custodia allocata riconosce a ogni cliente il diritto a un’ispezione almeno una volta l’anno, con ragionevole preavviso e accompagnato dal nostro personale.

Riconciliazione tra un audit e l’altro

Riconciliamo i nostri registri con le giacenze fisiche almeno due volte l’anno, e ogni movimento in entrata o in uscita dal caveau viene registrato in tempo reale per numero di serie. La tua area clienti mostra lo stesso elenco di lingotti che usiamo nell’operatività, non un riepilogo preparato per la rendicontazione.

Come richiederlo

Se vuoi ispezionare i tuoi beni o incaricare un revisore, scrivi al tuo account manager tramite l’area clienti. Concorderemo una data, confermeremo chi parteciperà e prepareremo un elenco lingotto per lingotto per la visita.

Pesatura e campionamento

Un conteggio conferma che ci sono i lingotti giusti; non conferma che siano ciò che dichiarano di essere. I revisori quindi pesano di solito un campione di lingotti rispetto al peso lordo registrato e controllano la coerenza dei marchi: marchio della raffineria, numero di serie, titolo e anno. Differenze di peso entro la tolleranza delle bilance sono normali; tutto ciò che va oltre viene indagato. Per beni di alto valore, alcuni lingotti possono essere sottoposti a test non distruttivi di autenticità, ad esempio con ultrasuoni o strumenti di misura della conducibilità elettrica.

Com’è un rapporto pulito

Un buon rapporto di audit è specifico. Indica la data del conteggio, chi l’ha eseguito, l’ambito (completo o a campione), il metodo di selezione del campione e l’esito di ogni elemento verificato. Elenca le eccezioni riscontrate e come sono state risolte. Formule vaghe come «i beni sono stati esaminati e risultano in ordine» ti dicono molto poco. Se ricevi un riepilogo, chiedi se il rapporto completo è a tua disposizione.

• Data e ambito del conteggio.
• Nomi del revisore e del personale del custode presente.
• Metodo di campionamento e lingotti selezionati.
• Eccezioni riscontrate e loro risoluzione.

I tuoi registri

Conserva certificati ed estratti conto e confrontali di tanto in tanto. Se l’elenco dei lingotti di un nuovo estratto differisce dal precedente senza un movimento o un trasferimento da te disposto, chiedi il perché. La maggior parte delle differenze ha spiegazioni banali, ma notarle è il modo per mantenere piccoli i piccoli errori.