Questa pagina è una traduzione fornita per tua comodità. In caso di differenze con la versione inglese, prevale la versione inglese.
1. Chi siamo
VeloShip Global Ltd («VeloShip Global», «noi») è una società registrata in Inghilterra e Galles che fornisce servizi di custodia allocata, trasporto sicuro e servizi correlati per i metalli preziosi. Ai fini della normativa sulla protezione dei dati, siamo il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente informativa.
La sede legale, il numero di registrazione della società e i recapiti della persona responsabile della protezione dei dati sono riportati alla fine della presente informativa. Per qualsiasi domanda sull’uso dei tuoi dati, contattaci tramite tali recapiti.
2. I dati personali che raccogliamo
I dati in nostro possesso dipendono dal tipo di rapporto che hai con noi. Possono comprendere:
- Dati identificativi: nome e cognome, data di nascita, cittadinanza, copie dei documenti di identità e delle informazioni in essi contenute, e fotografie.
- Dati di contatto: indirizzo postale, indirizzo email e numeri di telefono.
- Dati di adeguata verifica: informazioni sulla tua professione, sull’origine del tuo patrimonio e dei fondi usati per acquistare il metallo, documenti societari e di trust, e risultati dei controlli su sanzioni, persone politicamente esposte e notizie negative.
- Dati dell’account: il tuo codice cliente, l’accesso all’area clienti, la lingua e la valuta preferite e le registrazioni del tuo utilizzo dell’area clienti.
- Dati su beni e operazioni: il metallo che custodiamo per te, i dati dei lingotti, depositi, ritiri, spedizioni, trasferimenti di proprietà, fatture, ricevute e pagamenti.
- Comunicazioni: messaggi inviati tramite l’area clienti o il modulo di contatto del sito, email, lettere e registrazioni delle telefonate.
- Dati dei familiari di riferimento: nomi, rapporto e recapiti delle persone che ci chiedi di registrare, e data della loro ultima verifica.
- Dati di sede e di sicurezza: registri dei visitatori, registri degli accessi e immagini di videosorveglianza quando visiti i nostri locali o un luogo di consegna.
- Dati del sito web: informazioni tecniche come indirizzo IP, tipo di browser e pagine visitate, raccolte tramite cookie strettamente necessari e, se acconsenti, cookie analitici.
Raccogliamo la maggior parte di questi dati direttamente da te. Riceviamo dati anche da fornitori di verifica dell’identità e di screening, da registri pubblici come Companies House, da vettori e caveau partner coinvolti nei tuoi movimenti e da persone che agiscono per tuo conto.
3. Come utilizziamo i tuoi dati e le nostre basi giuridiche
Utilizziamo i dati personali solo quando la legge lo consente. Le principali finalità e basi giuridiche sono:
- Fornire i nostri servizi in base al contratto con te: custodire, trasportare, assicurare e certificare il tuo metallo, gestire il tuo account nell’area clienti, fatturare e dare seguito alle tue istruzioni (esecuzione di un contratto).
- Adempiere ai nostri obblighi legali e regolamentari, compresi i controlli antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo, il rispetto delle sanzioni, la conservazione dei registri, le comunicazioni fiscali e la risposta a richieste legittime delle autorità (obbligo legale).
- Proteggere il tuo metallo, i nostri locali e il nostro personale, prevenire le frodi e preservare l’integrità della nostra catena di custodia, anche tramite videosorveglianza e registrazione degli accessi (legittimo interesse).
- Gestire la nostra attività, compresi audit, assicurazioni, contenziosi, controllo qualità e miglioramento dei servizi (legittimo interesse).
- Contattare i tuoi familiari di riferimento o i tuoi rappresentanti quando opportuno (legittimo interesse e tutela degli interessi tuoi e dei tuoi beneficiari).
- Rispondere alle richieste inviate tramite il nostro sito (legittimo interesse o misure precontrattuali adottate su tua richiesta).
- Utilizzare cookie analitici sul nostro sito, solo se hai dato il consenso (consenso).
Quando ci basiamo sul legittimo interesse, lo abbiamo bilanciato con i tuoi diritti e le tue libertà. Puoi chiederci maggiori informazioni su tale bilanciamento.
Non utilizziamo i tuoi dati personali per decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o effetti analogamente significativi senza intervento umano. Gli strumenti di screening possono segnalare corrispondenze da esaminare, ma le decisioni vengono prese dal nostro personale di compliance.
5. Trasferimenti internazionali
Poiché i nostri servizi sono internazionali, i dati personali possono essere trasferiti al di fuori del Regno Unito, ad esempio a un caveau partner in Svizzera, negli Emirati Arabi Uniti, a Singapore, a Hong Kong o negli Stati Uniti, oppure a un vettore alla destinazione di una spedizione. Anche alcuni dei nostri fornitori tecnologici possono trattare dati al di fuori del Regno Unito.
Quando i dati vengono trasferiti verso un Paese che il Regno Unito non ha riconosciuto come dotato di una protezione adeguata, utilizziamo garanzie appropriate, come l’International Data Transfer Agreement o l’addendum del Regno Unito alle clausole contrattuali tipo dell’UE, oppure ci avvaliamo di una deroga prevista dalla legge, ad esempio un trasferimento necessario per l’esecuzione del contratto con te. Puoi chiederci una copia delle garanzie pertinenti.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, anche per soddisfare requisiti legali, contabili e di rendicontazione:
- Documentazione di adeguata verifica e delle operazioni: almeno cinque anni dalla fine del rapporto, come richiesto dalla normativa antiriciclaggio, e più a lungo se la legge lo richiede o è prevedibile una contestazione.
- Registri di proprietà, certificati di proprietà e di cambio di proprietà e documenti della catena di custodia: per tutta la durata del rapporto e almeno dodici anni dopo, perché potrebbero servire a dimostrare la proprietà del metallo molto tempo dopo che ha lasciato la nostra custodia.
- Fatture e documenti contabili: almeno sei anni dalla fine dell’esercizio a cui si riferiscono.
- Richieste tramite il sito di persone che non diventano clienti: fino a due anni dal nostro ultimo contatto.
- Immagini di videosorveglianza: di norma 90 giorni, salvo che servano per indagare su un incidente.
7. Come proteggiamo i tuoi dati
Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate alla sensibilità dei dati che conserviamo, tra cui la cifratura dei dati in transito e a riposo, controlli di accesso basati sui ruoli affinché i clienti vedano solo i propri dati e il personale solo ciò che il ruolo richiede, autenticazione sicura per l’area clienti, link di breve durata per il download dei documenti, registrazione delle attività amministrative, verifiche e formazione del personale e controlli contrattuali sui nostri responsabili del trattamento.
Nessun sistema è completamente sicuro. Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che possa presentare un rischio per i tuoi diritti e le tue libertà, ne informeremo senza ingiustificato ritardo l’Information Commissioner’s Office e, ove necessario, te.
8. I tuoi diritti
Fatte salve determinate condizioni ed eccezioni, hai il diritto di:
- essere informato su come utilizziamo i tuoi dati personali;
- accedere ai dati personali che conserviamo su di te;
- ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- ottenere la cancellazione dei tuoi dati quando non esiste un motivo prevalente per conservarli;
- limitare l’uso dei tuoi dati in determinate circostanze;
- opporti all’uso dei tuoi dati quando ci basiamo sul legittimo interesse;
- ricevere i dati che ci hai fornito in un formato portabile, quando il trattamento si basa su un contratto o sul consenso ed è effettuato con mezzi automatizzati;
- revocare il consenso in qualsiasi momento, quando ci basiamo sul consenso.
Alcuni diritti sono limitati dai nostri obblighi di legge. Ad esempio, non possiamo cancellare la documentazione di adeguata verifica o delle operazioni che la legge ci impone di conservare, e potrebbe esserci vietato informarti di determinate segnalazioni effettuate alle autorità.
Per esercitare i tuoi diritti, contattaci tramite i recapiti indicati di seguito. Risponderemo entro un mese e potremmo dover prima verificare la tua identità.
10. Minori
I nostri servizi non sono rivolti ai minori e non raccogliamo consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 18 anni, salvo quando un minore viene registrato come familiare di riferimento o beneficiario su richiesta di un cliente. In tal caso conserviamo solo le informazioni minime necessarie.
11. Modifiche alla presente informativa
Possiamo aggiornare periodicamente la presente informativa. La data in cima alla pagina indica quando è stata modificata l’ultima volta. In caso di modifiche significative, ne informeremo i clienti tramite l’area clienti.
12. Contatti e reclami
Domande e richieste sulla presente informativa o sui tuoi dati personali vanno inviate al nostro responsabile della protezione dei dati tramite il modulo di contatto del sito (scegli «Richiesta su privacy o dati personali») oppure per posta alla nostra sede legale, all’attenzione del responsabile della protezione dei dati.
Se non sei soddisfatto della nostra risposta, hai il diritto di presentare reclamo all’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Ti saremmo comunque grati se ci dessi prima l’opportunità di risolvere la questione.