Politica di custodia

1. Principi della custodia allocata

• Ogni lingotto o moneta che custodiamo è allocato a un unico cliente nominativo e identificato nel nostro registro per raffineria e numero di serie o, per le monete, per descrizione e quantità in un contenitore sigillato e identificato.
• Deteniamo il metallo dei clienti in qualità di depositari. La proprietà giuridica ed economica resta sempre del cliente.
• Non prestiamo, noleggiamo, diamo in pegno, scambiamo, riutilizziamo come garanzia né utilizziamo in altro modo il metallo dei clienti, che non compare mai nel nostro bilancio come attività propria.
• Nessun singolo dipendente maneggia mai da solo il metallo di un cliente.

2. Cosa accettiamo

Accettiamo oro, argento, platino e palladio in lingotti di formati riconosciuti, compresi i lingotti London Good Delivery, i lingotti da un chilo e i lingotti fusi o coniati più piccoli di raffinerie accreditate, nonché monete da investimento di zecche riconosciute.

Il metallo deve arrivare tramite un vettore autorizzato, con sigilli numerati integri e con documentazione che ne attesti la provenienza e la proprietà del depositante. Il metallo proveniente dall’esterno di una catena di custodia accreditata può essere accettato previa analisi a spese del cliente. Possiamo rifiutare qualsiasi metallo che non soddisfi i nostri criteri di accettazione o i nostri requisiti di compliance, senza indicarne i motivi quando la legge ce lo impedisce.

3. Ricezione di un deposito

• Le spedizioni in arrivo vengono ricevute su una banchina controllata, sotto videosorveglianza, da almeno due dei nostri addetti alla custodia.
• I numeri dei sigilli vengono confrontati con i documenti di arrivo prima di rompere qualsiasi sigillo. Ogni discrepanza viene registrata e comunicata al cliente prima di procedere.
• Ogni lingotto viene contato, ispezionato, pesato e fotografato, e ne vengono registrati i contrassegni: raffineria, numero di serie, titolo, anno e peso lordo.
• Il deposito viene registrato a nome del cliente nel nostro registro e viene emessa una ricevuta di deposito che elenca ogni lingotto e ne riporta le condizioni alla ricezione.
• Le discrepanze rilevate in fase di riconciliazione vengono comunicate per iscritto al cliente entro cinque giorni lavorativi.

4. Il registro

Il nostro registro riporta, per ogni lingotto, i contrassegni identificativi, i pesi, il proprietario, l’ubicazione, il deposito con cui è arrivato e ogni successivo movimento o cambio di proprietà. L’area clienti mostra gli stessi dati del registro, non un riepilogo separato, così i clienti vedono esattamente ciò che vediamo noi.

I certificati di proprietà vengono generati dal registro. Quando il registro cambia in un modo che incide su un certificato, ad esempio per un ritiro parziale o un trasferimento, il certificato precedente viene sostituito e ne viene emesso uno nuovo.

5. Sicurezza fisica e procedurale

I nostri caveau sono protetti da una sicurezza fisica su più livelli, sistemi di rilevamento delle intrusioni, monitoraggio continuo e un rigoroso controllo degli accessi. Per motivi di sicurezza non pubblichiamo i dettagli di queste misure. I caveau partner sono selezionati secondo standard equivalenti e vengono riesaminati regolarmente.

L’accesso alle aree in cui è custodito il metallo dei clienti è riservato al personale autorizzato che lavora in coppia, ed è registrato e verificato. I visitatori, compresi i clienti e i loro revisori, sono sempre accompagnati.

6. Separazione

I lingotti allocati sono identificati singolarmente e conservati in posizioni registrate. I clienti che desiderano una separazione fisica, ad esempio una cassa sigillata o uno scomparto dedicati, possono richiederla; potrebbero applicarsi costi aggiuntivi. La separazione è un accorgimento fisico e non modifica la posizione giuridica, che in ogni caso è l’allocazione.

7. Ispezione, audit e riconciliazione

Riconciliamo il registro con le giacenze fisiche almeno due volte l’anno, anche mediante il conteggio di ogni lingotto in ubicazioni selezionate e controlli a campione su identità e peso. I nostri caveau sono inoltre soggetti ad audit indipendente.

Ogni cliente, o un revisore da lui nominato, può ispezionare i beni del cliente almeno una volta per anno solare, con ragionevole preavviso, in orario lavorativo e accompagnato dal nostro personale. Prepariamo un elenco dei lingotti per ogni ispezione.

8. Ritiri e consegne

I clienti richiedono ritiri e spedizioni tramite l’area clienti. Prima di rilasciare il metallo verifichiamo l’istruzione, completiamo eventuali verifiche di compliance in sospeso e concordiamo la modalità di ritiro o consegna. Di norma il rilascio avviene entro tre giorni lavorativi da un’istruzione verificata.

Il metallo viene consegnato solo al cliente, a una persona autorizzata per iscritto dal cliente o a un vettore o caveau destinatario indicato nell’istruzione, in ogni caso dietro ricevuta firmata. I numeri dei sigilli e i dati dei lingotti vengono riportati sui documenti di consegna e su ogni lettera di vettura.

9. Trasferimenti di proprietà

La proprietà del metallo allocato può essere trasferita tra clienti senza movimento fisico, su istruzioni concordanti di entrambe le parti e dopo le nostre verifiche di compliance. Al momento del trasferimento aggiorniamo il registro, contrassegniamo come sostituito il certificato di proprietà del cedente, emettiamo un certificato di cambio di proprietà per entrambe le parti e un nuovo certificato di proprietà per il cessionario, e registriamo l’operazione nei registri delle attività di entrambi i clienti.

10. Assicurazione

Salvo quanto diversamente previsto dal contratto di un cliente, il metallo in nostra custodia e durante i nostri trasporti è assicurato contro tutti i rischi di perdita o danno materiale per l’intero valore di sostituzione mediante una polizza valori collocata sul mercato di Londra, nei limiti dei suoi termini, condizioni ed esclusioni. I clienti sono indicati come beneficiari per il proprio metallo e un certificato assicurativo è disponibile su richiesta.

11. Incidenti

Se rileviamo una discrepanza, un danno, una sospetta perdita o un incidente di sicurezza che riguarda il metallo di un cliente, mettiamo in sicurezza l’area, conserviamo le prove, avvisiamo i nostri assicuratori e, se del caso, le autorità, e informiamo il cliente interessato il prima possibile.

12. Decesso, incapacità e metallo non reclamato

Quando ci viene comunicato il decesso o l’incapacità di un cliente, sospendiamo le istruzioni sull’account finché la persona legittimata ad agire non abbia dimostrato i propri poteri, di norma con un certificato successorio, la nomina di un amministratore dell’eredità, una procura o un provvedimento giudiziario, o un documento equivalente nella giurisdizione interessata.

Registriamo i dati dei familiari di riferimento di ogni cliente e chiediamo periodicamente ai clienti di confermarli. Se un account diventa inattivo e non riusciamo a contattare il cliente, cercheremo di contattare i familiari registrati e continueremo a detenere il metallo in custodia allocata. Le tariffe di custodia continuano a maturare.

13. Conservazione della documentazione

Le registrazioni nel registro, le ricevute di deposito, i certificati, le lettere di vettura e i verbali di consegna sono conservati per tutta la durata del rapporto di custodia e per almeno dodici anni successivi, così che proprietà e catena di custodia possano essere dimostrate anche molto tempo dopo che il metallo ha lasciato la nostra custodia.