Den här sidan är en översättning som vi tillhandahåller för din bekvämlighet. Om den skiljer sig från den engelska versionen gäller den engelska versionen.
1. Vilka vi är
VeloShip Global Ltd (”VeloShip Global”, ”vi”, ”oss”) är ett företag registrerat i England och Wales som tillhandahåller allokerad förvaring, säkra transporter och relaterade tjänster för ädelmetaller. Enligt dataskyddslagstiftningen är vi personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som beskrivs i denna policy.
Vårt registrerade säte, vårt organisationsnummer och kontaktuppgifterna till den person som ansvarar för dataskyddet anges i slutet av denna policy. Om du har frågor om hur vi använder dina uppgifter är du välkommen att kontakta oss via dessa uppgifter.
2. Vilka personuppgifter vi samlar in
Vilka uppgifter vi har beror på hur du har kontakt med oss. De kan omfatta:
- Identitetsuppgifter: fullständigt namn, födelsedatum, medborgarskap, kopior av id-handlingar och uppgifterna i dem samt fotografier.
- Kontaktuppgifter: postadress, e-postadress och telefonnummer.
- Uppgifter för kundkännedom: uppgifter om ditt yrke, ursprunget till din förmögenhet och till de medel som använts för att förvärva metallen, bolags- och trustdokument samt resultaten av kontroller mot sanktionslistor, personer i politiskt utsatt ställning och negativ publicitet.
- Kontouppgifter: din kundkod, din inloggning till portalen, föredraget språk och valuta samt uppgifter om din användning av kundportalen.
- Innehavs- och transaktionsuppgifter: den metall vi förvarar åt dig, uppgifter om tackor, insättningar, uttag, försändelser, äganderättsöverlåtelser, fakturor, kvitton och betalningar.
- Kommunikation: meddelanden via portalen eller webbplatsens kontaktformulär, e-post, brev och uppgifter om telefonsamtal.
- Uppgifter om anhöriga: namn, relation och kontaktuppgifter för de personer du ber oss registrera samt datum för den senaste verifieringen.
- Plats- och säkerhetsuppgifter: besöksloggar, passerloggar och kamerabilder när du besöker våra lokaler eller en överlämningsplats.
- Webbplatsuppgifter: teknisk information som IP-adress, webbläsartyp och de sidor du besöker, insamlad genom strikt nödvändiga cookies och, om du samtycker, analyscookies.
De flesta uppgifterna samlar vi in direkt från dig. Vi får även uppgifter från leverantörer av identitetskontroll och screening, från offentliga register som Companies House, från transportörer och partnervalv som deltar i dina förflyttningar och från personer som agerar för din räkning.
3. Hur vi använder dina uppgifter och vår rättsliga grund
Vi använder bara personuppgifter när lagen tillåter det. De huvudsakliga ändamålen och rättsliga grunderna är:
- Att tillhandahålla våra tjänster enligt vårt avtal med dig – förvara, flytta, försäkra och certifiera din metall, driva ditt portalkonto, fakturera och hantera dina instruktioner (fullgörande av avtal).
- Att uppfylla våra rättsliga och regulatoriska skyldigheter, bland annat kontroller mot penningtvätt och finansiering av terrorism, efterlevnad av sanktioner, arkivering, skatterapportering och svar på lagliga förfrågningar från myndigheter (rättslig förpliktelse).
- Att skydda din metall, våra lokaler och vår personal, förebygga bedrägerier och upprätthålla integriteten i vår förvaringskedja, bland annat genom kameraövervakning och passerloggning (berättigade intressen).
- Att driva vår verksamhet, bland annat revisioner, försäkringar, rättsliga anspråk, kvalitetskontroll och förbättring av våra tjänster (berättigade intressen).
- Att kontakta dina anhöriga eller dödsboets företrädare när det är lämpligt (berättigade intressen samt skydd av dina och dina förmånstagares intressen).
- Att besvara förfrågningar som görs via vår webbplats (berättigade intressen eller åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås).
- Att använda analyscookies på vår webbplats, endast om du har samtyckt (samtycke).
När vi stöder oss på berättigade intressen har vi vägt dessa mot dina rättigheter och friheter. Du kan be oss om mer information om den avvägningen.
Vi använder inte dina personuppgifter för automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder utan mänsklig inblandning. Screeningverktyg kan flagga träffar för granskning, men besluten fattas av vår personal för regelefterlevnad.
5. Överföringar till andra länder
Eftersom våra tjänster är internationella kan personuppgifter överföras utanför Storbritannien – till exempel till ett partnervalv i Schweiz, Förenade Arabemiraten, Singapore, Hongkong eller USA, eller till en transportör på en försändelses destination. Vissa av våra teknikleverantörer kan också behandla uppgifter utanför Storbritannien.
När uppgifter överförs till ett land som Storbritannien inte har bedömt ha en adekvat skyddsnivå använder vi lämpliga skyddsåtgärder, såsom International Data Transfer Agreement eller det brittiska tillägget till EU:s standardavtalsklausuler, eller stöder oss på ett undantag som lagen tillåter, till exempel en överföring som är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig. Du kan be oss om en kopia av de aktuella skyddsåtgärderna.
6. Hur länge vi sparar uppgifter
Vi sparar personuppgifter endast så länge vi behöver dem för de ändamål de samlades in för, inklusive för att uppfylla rättsliga krav samt krav på bokföring och rapportering:
- Uppgifter om kundkännedom och transaktioner: minst fem år efter att vår affärsförbindelse har upphört, enligt regelverket mot penningtvätt, och längre om lagen kräver det eller ett anspråk kan förväntas.
- Uppgifter om äganderätt, äganderättsintyg och intyg om ägarbyte samt dokument om förvaringskedjan: under hela förbindelsen och i minst tolv år därefter, eftersom de kan behövas för att styrka äganderätten till metall långt efter att den har lämnat vår förvaring.
- Fakturor och räkenskapsinformation: minst sex år efter utgången av det räkenskapsår de avser.
- Förfrågningar via webbplatsen från personer som inte blir kunder: upp till två år efter vår senaste kontakt.
- Kamerabilder: normalt 90 dagar, om de inte behövs för att utreda en incident.
7. Hur vi skyddar dina uppgifter
Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder som står i proportion till hur känsliga uppgifterna är. Det omfattar kryptering av uppgifter vid överföring och lagring, rollbaserad åtkomstkontroll så att kunder bara ser sina egna uppgifter och personal bara det deras roll kräver, säker inloggning till kundportalen, kortlivade länkar för nedladdning av dokument, loggning av administrativa åtgärder, bakgrundskontroll och utbildning av personal samt avtalsmässiga kontroller av våra personuppgiftsbiträden.
Inget system är helt säkert. Om vi får kännedom om en personuppgiftsincident som sannolikt medför en risk för dina rättigheter och friheter underrättar vi Information Commissioner’s Office och, när det krävs, dig utan onödigt dröjsmål.
8. Dina rättigheter
Med förbehåll för vissa villkor och undantag har du rätt att:
- få information om hur vi använder dina personuppgifter;
- få tillgång till de personuppgifter vi har om dig;
- få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade;
- få dina uppgifter raderade när det inte finns något tvingande skäl för oss att behålla dem;
- begränsa vår användning av dina uppgifter i vissa situationer;
- invända mot vår användning av dina uppgifter när vi stöder oss på berättigade intressen;
- få ut uppgifter som du har lämnat till oss i ett överförbart format, när behandlingen grundar sig på avtal eller samtycke och sker automatiserat;
- när som helst återkalla ditt samtycke, när vi stöder oss på samtycke.
Vissa rättigheter begränsas av våra rättsliga skyldigheter. Vi kan till exempel inte radera uppgifter om kundkännedom eller transaktioner som lagen kräver att vi sparar, och vi kan vara förbjudna att berätta för dig om vissa rapporter vi gör till myndigheterna.
Kontakta oss via uppgifterna nedan för att utöva dina rättigheter. Vi svarar inom en månad och kan behöva kontrollera din identitet först.
10. Barn
Våra tjänster riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in personuppgifter om personer under 18 år, utom när en minderårig registreras som anhörig eller förmånstagare på en kunds begäran. I så fall sparar vi bara den information som är absolut nödvändig.
11. Ändringar i denna policy
Vi kan uppdatera denna policy från tid till annan. Datumet högst upp på sidan visar när den senast ändrades. Vid betydande ändringar informerar vi kunderna via portalen.
12. Kontakt och klagomål
Frågor och förfrågningar om denna policy eller dina personuppgifter skickas till vår dataskyddsansvarige via kontaktformuläret på vår webbplats (välj ”Integritets- eller dataförfrågan”) eller per post till vårt registrerade säte, märkt för dataskyddsansvarige.
Om du inte är nöjd med vårt svar har du rätt att lämna klagomål till Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Vi uppskattar dock om vi först får möjlighet att hantera dina synpunkter.