Diese Seite ist eine Übersetzung, die wir Ihnen zur Erleichterung bereitstellen. Weicht sie von der englischen Fassung ab, ist die englische Fassung maßgeblich.
1. Wer wir sind
Die VeloShip Global Ltd („VeloShip Global“, „wir“, „uns“) ist eine in England und Wales eingetragene Gesellschaft, die zugeordnete Verwahrung, sichere Transporte und damit verbundene Leistungen für Edelmetalle erbringt. Im Sinne des Datenschutzrechts sind wir der Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.
Unseren eingetragenen Sitz, unsere Handelsregisternummer und die Kontaktdaten der für den Datenschutz zuständigen Person finden Sie am Ende dieser Erklärung. Wenn Sie Fragen zur Verwendung Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte über diese Angaben an uns.
2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben
Welche Daten wir speichern, hängt davon ab, wie Sie mit uns in Kontakt stehen. Dazu können gehören:
- Identitätsdaten: vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Kopien von Ausweisdokumenten und die darin enthaltenen Angaben sowie Fotos.
- Kontaktdaten: Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern.
- Sorgfaltspflichtdaten: Angaben zu Ihrem Beruf, zur Herkunft Ihres Vermögens und der zum Erwerb des Edelmetalls eingesetzten Mittel, Gesellschafts- und Trustdokumente sowie die Ergebnisse von Sanktions-, PEP- und Negativpresse-Prüfungen.
- Kontodaten: Ihr Kundencode, Ihr Portalzugang, bevorzugte Sprache und Währung sowie Aufzeichnungen über Ihre Nutzung des Kundenportals.
- Bestands- und Transaktionsdaten: das für Sie verwahrte Edelmetall, Barrenangaben, Einlagerungen, Entnahmen, Sendungen, Eigentumsübertragungen, Rechnungen, Quittungen und Zahlungen.
- Kommunikation: Nachrichten über das Portal oder das Kontaktformular der Website, E-Mails, Briefe und Aufzeichnungen von Telefonaten.
- Angehörigendaten: Namen, Beziehung und Kontaktdaten der Personen, die wir auf Ihren Wunsch erfassen, sowie das Datum ihrer letzten Bestätigung.
- Standort- und Sicherheitsdaten: Besucherprotokolle, Zutrittsaufzeichnungen und Videoaufnahmen, wenn Sie unsere Räumlichkeiten oder einen Übergabeort besuchen.
- Website-Daten: technische Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp und aufgerufene Seiten, erfasst über unbedingt erforderliche Cookies und – mit Ihrer Einwilligung – Analyse-Cookies.
Die meisten dieser Daten erheben wir direkt bei Ihnen. Daten erhalten wir außerdem von Anbietern für Identitätsprüfung und Screening, aus öffentlichen Registern wie dem Companies House, von Frachtführern und Partnertresoren, die an Ihren Transporten beteiligt sind, sowie von Personen, die in Ihrem Namen handeln.
3. Wie wir Ihre Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage
Wir verwenden personenbezogene Daten nur, soweit das Gesetz es erlaubt. Die wichtigsten Zwecke und Rechtsgrundlagen sind:
- Erbringung unserer Leistungen aus unserem Vertrag mit Ihnen – Verwahrung, Transport, Versicherung und Zertifizierung Ihres Edelmetalls, Betrieb Ihres Portalkontos, Rechnungsstellung und Umsetzung Ihrer Weisungen (Vertragserfüllung).
- Erfüllung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten, einschließlich Prüfungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Einhaltung von Sanktionen, Aufbewahrungspflichten, steuerlichen Meldungen und der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden (rechtliche Verpflichtung).
- Schutz Ihres Edelmetalls, unserer Räumlichkeiten und unserer Mitarbeiter, Betrugsprävention und Wahrung der Integrität unserer Verwahrkette, einschließlich Videoüberwachung und Zutrittsprotokollierung (berechtigte Interessen).
- Führung unseres Geschäftsbetriebs, einschließlich Prüfungen, Versicherung, Rechtsansprüchen, Qualitätskontrolle und Verbesserung unserer Leistungen (berechtigte Interessen).
- Kontaktaufnahme mit Ihren Angehörigen oder Nachlassvertretern, soweit angemessen (berechtigte Interessen sowie Schutz Ihrer Interessen und der Ihrer Begünstigten).
- Beantwortung von Anfragen über unsere Website (berechtigte Interessen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
- Einsatz von Analyse-Cookies auf unserer Website, nur mit Ihrer Einwilligung (Einwilligung).
Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir diese gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen. Auf Anfrage erhalten Sie weitere Informationen zu dieser Abwägung.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ohne menschliche Beteiligung. Screening-Werkzeuge können Treffer zur Prüfung markieren, die Entscheidungen treffen jedoch unsere Compliance-Mitarbeiter.
5. Internationale Übermittlungen
Da unsere Leistungen international sind, können personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs übermittelt werden – etwa an einen Partnertresor in der Schweiz, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Singapur, Hongkong oder den Vereinigten Staaten oder an einen Frachtführer am Bestimmungsort einer Sendung. Einige unserer Technologieanbieter können Daten ebenfalls außerhalb des Vereinigten Königreichs verarbeiten.
Werden Daten in ein Land übermittelt, dem das Vereinigte Königreich kein angemessenes Schutzniveau bescheinigt hat, setzen wir geeignete Garantien ein, etwa das International Data Transfer Agreement oder den UK-Zusatz zu den EU-Standardvertragsklauseln, oder stützen uns auf eine gesetzlich zulässige Ausnahme, etwa eine für die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen erforderliche Übermittlung. Auf Anfrage erhalten Sie eine Kopie der entsprechenden Garantien.
6. Wie lange wir Daten aufbewahren
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie wir sie für die Zwecke benötigen, für die sie erhoben wurden, einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und Meldepflichten:
- Unterlagen zur Kundensorgfaltspflicht und Transaktionsunterlagen: mindestens fünf Jahre nach Ende unserer Geschäftsbeziehung, wie von den Geldwäschevorschriften verlangt, und länger, wenn das Gesetz es erfordert oder ein Anspruch zu erwarten ist.
- Eigentumsnachweise, Eigentumszertifikate und Zertifikate über Eigentümerwechsel sowie Dokumente der Verwahrkette: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und mindestens zwölf Jahre danach, da sie noch lange nach dem Verlassen unserer Verwahrung zum Nachweis des Eigentums benötigt werden können.
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: mindestens sechs Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen.
- Website-Anfragen von Personen, die keine Kunden werden: bis zu zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt.
- Videoaufnahmen: in der Regel 90 Tage, sofern sie nicht zur Untersuchung eines Vorfalls benötigt werden.
7. Wie wir Ihre Daten schützen
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die der Sensibilität der gespeicherten Daten angemessen sind. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, sodass Kunden nur ihre eigenen Daten und Mitarbeiter nur das für ihre Rolle Erforderliche sehen, eine sichere Anmeldung beim Kundenportal, kurzlebige Links für Dokument-Downloads, die Protokollierung administrativer Vorgänge, Überprüfung und Schulung der Mitarbeiter sowie vertragliche Kontrollen unserer Auftragsverarbeiter.
Kein System ist vollkommen sicher. Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, informieren wir unverzüglich das Information Commissioner’s Office und, soweit erforderlich, Sie.
8. Ihre Rechte
Vorbehaltlich bestimmter Bedingungen und Ausnahmen haben Sie das Recht,
- darüber informiert zu werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden;
- Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben;
- unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen;
- Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein vorrangiger Grund für ihre Aufbewahrung besteht;
- die Verwendung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen einschränken zu lassen;
- der Verwendung Ihrer Daten zu widersprechen, soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen;
- Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten, soweit die Verarbeitung auf einem Vertrag oder einer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt;
- eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen.
Einige Rechte werden durch unsere gesetzlichen Pflichten eingeschränkt. So können wir beispielsweise Sorgfaltspflicht- oder Transaktionsunterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, nicht löschen, und es kann uns untersagt sein, Sie über bestimmte Meldungen an Behörden zu informieren.
Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich über die unten genannten Angaben an uns. Wir antworten innerhalb eines Monats und müssen gegebenenfalls zuvor Ihre Identität prüfen.
10. Kinder
Unsere Leistungen richten sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren, es sei denn, ein Minderjähriger wird auf Wunsch eines Kunden als Angehöriger oder Begünstigter erfasst. In diesem Fall speichern wir nur die mindestens erforderlichen Angaben.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum oben auf der Seite zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kunden über das Portal.
12. Kontakt und Beschwerden
Fragen und Anliegen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten richten Sie bitte über das Kontaktformular unserer Website an unseren Datenschutzverantwortlichen (wählen Sie „Datenschutz- oder Auskunftsanfrage“) oder per Post an unseren eingetragenen Sitz, zu Händen des Datenschutzverantwortlichen.
Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, sich beim Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) zu beschweren. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie uns zuvor Gelegenheit geben, Ihr Anliegen zu klären.