Wie eine ordentliche Tresorprüfung aussieht

Ihr monatlicher Auszug sagt Ihnen, was Ihr Verwahrer glaubt, dass Ihnen gehört. Eine Prüfung testet, ob dieser Glaube der Wirklichkeit entspricht. Bei zugeordneten Barren ist der Test konkret: Jeder Barren auf Ihrer Liste sollte im Regal liegen, mit der richtigen Seriennummer, Prägung und dem richtigen Gewicht.

Zwei Arten der Zählung

Bei einer Vollzählung wird jeder Barren physisch mit den Unterlagen abgeglichen. Sie ist gründlich und zeitaufwendig, daher kombinieren große Tresore meist regelmäßige Vollzählungen mit häufigeren Stichprobenzählungen, bei denen ein Prüfer Barren zufällig auswählt – auch solche, mit deren Auswahl der Verwahrer nicht gerechnet hat.

Was der Prüfer testen sollte

• Existenz: Ist jeder Barren auf der Liste physisch vorhanden?
• Identität: Stimmen Seriennummer, Zeichen der Scheideanstalt, Feingehalt und Jahr auf dem Barren mit den Unterlagen überein?
• Gewicht: Liegt eine Stichprobe beim Nachwiegen innerhalb der Toleranz des erfassten Bruttogewichts?
• Eigentum: Ist jeder Barren genau einem Eigentümer zugeordnet, ohne dass ein Barren auf zwei Listen erscheint?
• Vollständigkeit: Liegen Barren im Regal, die auf keiner Liste stehen?

Der letzte Test wird am häufigsten ausgelassen – und deckt die interessantesten Probleme auf.

Unabhängige Prüfungen und Prüfungen durch Kunden

Verwahrer beauftragen normalerweise unabhängige Prüfungen ihres gesamten Tresors. Kunden mit bedeutenden Beständen können nach ihrer Verwahrungsvereinbarung zudem das Recht haben, ihre eigenen Barren zu besichtigen oder einen Prüfer damit zu beauftragen. Unsere Vereinbarung über zugeordnete Verwahrung gibt jedem Kunden das Recht auf eine Besichtigung mindestens einmal im Jahr, nach angemessener Vorankündigung und in Begleitung unserer Mitarbeiter.

Abgleich zwischen den Prüfungen

Wir gleichen unsere Unterlagen mindestens zweimal jährlich mit den physischen Beständen ab, und jede Bewegung in den oder aus dem Tresor wird in Echtzeit anhand der Seriennummern erfasst. Ihr Portal zeigt dieselbe Barrenliste, die wir operativ verwenden – keine für das Reporting erstellte Zusammenfassung.

So fragen Sie an

Wenn Sie Ihren Bestand besichtigen oder einen Prüfer beauftragen möchten, schreiben Sie Ihrem Kundenbetreuer über das Portal. Wir vereinbaren einen Termin, bestätigen, wer teilnimmt, und bereiten für den Besuch eine Liste Barren für Barren vor.

Wiegen und Stichproben

Eine Zählung bestätigt, dass die richtigen Barren vorhanden sind; sie bestätigt nicht, dass sie sind, was sie zu sein vorgeben. Prüfer wiegen daher meist eine Stichprobe von Barren gegen ihr erfasstes Bruttogewicht und kontrollieren die Prägungen – Zeichen der Scheideanstalt, Seriennummer, Feingehalt und Jahr – auf Stimmigkeit. Gewichtsunterschiede innerhalb der Waagentoleranz sind normal; alles darüber hinaus wird untersucht. Bei hochwertigen Beständen können einige Barren zerstörungsfrei auf Echtheit geprüft werden, etwa mit Ultraschall- oder Leitfähigkeitsgeräten.

So sieht ein sauberer Bericht aus

Ein guter Prüfbericht ist konkret. Er nennt das Datum der Zählung, wer sie durchgeführt hat, den Umfang (vollständig oder Stichprobe), die Methode zur Auswahl einer Stichprobe und das Ergebnis für jeden geprüften Posten. Er führt gefundene Abweichungen auf und wie sie geklärt wurden. Vage Formulierungen – „die Bestände wurden geprüft und für in Ordnung befunden“ – sagen Ihnen sehr wenig. Erhalten Sie nur eine Zusammenfassung, fragen Sie, ob der vollständige Bericht für Sie verfügbar ist.

• Datum und Umfang der Zählung.
• Namen des Prüfers und der anwesenden Mitarbeiter des Verwahrers.
• Stichprobenverfahren und die ausgewählten Barren.
• Gefundene Abweichungen und ihre Klärung.

Ihre eigenen Unterlagen

Bewahren Sie Ihre Zertifikate und Auszüge auf und vergleichen Sie sie gelegentlich. Weicht die Barrenliste auf einem neuen Auszug ohne eine von Ihnen angewiesene Bewegung oder Übertragung von der letzten ab, fragen Sie nach dem Grund. Die meisten Unterschiede haben banale Erklärungen, aber sie zu bemerken ist der Weg, kleine Fehler klein zu halten.